מי אנחנו
מערכת ניהול התלמידים והעובדים מופעלת על ידי יפורסם בהמשך (להלן: "העמותה"), שהיא בעלת המאגר ואחראית על המידע האישי שנאסף בה. כתובת: יפורסם בהמשך. טלפון: יפורסם בהמשך.
איזה מידע אנחנו אוספים
- תלמידים: שם, מספר תעודת זהות, תאריך לידה, כתובת, עיר, טלפונים, מקום לימודים קודם, פרטי ההורים (שם, תעודת זהות וטלפון), ומידע נוסף שהצוות מזין בתיק.
- עובדים: שם, תעודת זהות, תפקיד, תאריך תחילת עבודה, טלפון, אימייל, ופרטים שהעובד ממלא בטופס 101 (למשל מצב משפחתי, ילדים, הכנסות, פרטי חשבון בנק, חתימה).
- מסמכים בתיק: צילום תעודת זהות, אישור הורים, פטור צבאי, ייפוי כוח למשטרה, חוזה עבודה ונספחיו, תיאום מס, ומידע בעל רגישות מיוחדת: אישורי בריאות ואישורי העדר עבירות ורישום פלילי.
- משתמשי המערכת (צוות): שם, אימייל, תפקיד והרשאות, ויומן של פעולות (כניסה, צפייה, הדפסה, ייצוא ושינויים) כולל כתובת IP.
למה אנחנו משתמשים במידע
- ניהול תיקי תלמידים ועובדים של העמותה ושל המוסדות שלה.
- מעקב אחר מסמכים נדרשים, מסמכים חסרים ומסמכים שתוקפם עומד לפוג.
- עמידה בדרישות חוק, מס, ביטוח ובטיחות.
- אבטחת המערכת ובקרה על הגישה למידע, באמצעות יומן הפעולות.
לא נעשה במידע שימוש למטרות שיווק, ולא נמכור אותו.
מאיפה המידע מגיע
מהזנה ידנית של צוות מורשה, מייבוא מקובץ אקסל, ממסמכים סרוקים שמועלים למערכת או נשלחים בוואטסאפ ממספרי טלפון מורשים בלבד, ומטופס 101 שהעובד ממלא בקישור אישי.
עם מי המידע משותף
המידע נגיש רק לצוות מורשה, לפי תפקיד ולפי המוסד שהוא אחראי עליו. אישורי בריאות נפתחים רק למי שהורשה לכך במפורש.
לצורך הפעלת המערכת אנו משתמשים בספקי שירות המעבדים מידע בשמנו, בכפוף להסכמי עיבוד מידע:
- Supabase: אחסון מסד הנתונים והקבצים (מרכז נתונים באירופה).
- Vercel: אירוח האתר.
- Anthropic: זיהוי אוטומטי של סוג מסמך, שם ומספר זהות במסמכים סרוקים. תוכן המסמך הסרוק נשלח לעיבוד לצורך הזיהוי בלבד.
- Green API ו-WhatsApp: קליטת מסמכים שנשלחים בוואטסאפ ממספרים מורשים.
- Resend: שליחת קודי אימות והודעות מערכת באימייל.
חלק מהספקים מעבדים מידע מחוץ לישראל, ובכלל זה באירופה ובארצות הברית. מעבר לכך, מידע יימסר לגורם אחר רק אם חוק מחייב זאת.
איך אנחנו מגינים על המידע
- הצפנה בהעברה, ואחסון פרטי של קבצים שנגיש רק דרך המערכת.
- כניסה באמצעות סיסמה וקוד אימות שנשלח לאימייל, וניתוק אוטומטי אחרי חוסר פעילות.
- הרשאות נפרדות לצפייה ולעריכה, לפי תפקיד ולפי מוסד.
- יומן של כל צפייה, הדפסה וייצוא של מידע.
אין מערכת מאובטחת לחלוטין. אם נגלה פגיעה באבטחת המידע, נפעל כנדרש בחוק, כולל דיווח לרשות להגנת הפרטיות ולנפגעים כשהדבר נדרש.
כמה זמן נשמר המידע
המידע נשמר כל עוד התיק פעיל וכל עוד יש בו צורך לצורך המטרות שלעיל או חובה חוקית. תיק שאינו נדרש עוד מושבת, ואפשר לבקש את מחיקתו.
הזכויות שלך
לפי חוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981, אפשר לבקש לעיין במידע שנשמר עליך (או על ילדך), לתקן מידע שגוי, ולבקש למחוק מידע שאין עוד צורך בו. לפניות: יפורסם בהמשך. נשיב בהקדם האפשרי ולא יאוחר מהמועד הקבוע בחוק.
מסירת מידע והסכמה
מסירת המידע אינה חובה על פי חוק, אך בלעדיו לא נוכל לפתוח תיק ולנהל אותו. המידע על תלמידים קטינים נמסר על ידי הורה או אפוטרופוס, או על ידי המוסד על סמך הסכמתם.
שינויים במדיניות
ייתכן שנעדכן מדיניות זו מעת לעת. הנוסח המעודכן יפורסם בדף זה, עם תאריך העדכון.